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什麼是條件式格式設定？常見應用場景與一般格式設定的差異條件式格式設定的基本操作步驟操作步驟平台差異補充實際案例條件式格式設定公式撰寫技巧相對與絕對引用常用邏輯函數公式撰寫注意事項常見錯誤排查實際案例常見條件式格式設定公式範例數值判斷文字判斷日期判斷重複值與唯一值跨表格/跨欄位條件實際應用說明進階應用技巧與實戰案例結合多條件格式格式化整列/整行視覺化應用實戰案例專案進度追蹤異常數據標記團隊績效視覺化條件式格式設定常見問題與排查常見問題排查建議條件式格式設定與自動化工具應用結論與行動建議

什麼是條件式格式設定？

條件式格式設定（Conditional Formatting）是Excel中一項強大的數據視覺化功能，能根據特定條件自動改變儲存格的格式（如背景色、字體色、圖示等）。這項功能可協助用戶快速識別關鍵數據、異常值或趨勢，提升資料判讀效率。

常見應用場景

專案進度追蹤：自動標示逾期任務或即將到期項目。

銷售績效分析：高亮達標或未達標的業績數據。

團隊績效管理：視覺化標示表現優異或需關注的成員。

財務報表：自動標記異常支出或收入。

學生成績分析：突出不及格或高分學生。

與一般格式設定的差異

一般格式設定需手動調整每個儲存格，而條件式格式設定則依據資料變化自動套用規則，省時且動態更新，特別適合處理大量或經常變動的數據。

條件式格式設定的基本操作步驟

條件式格式設定可透過「預設規則」或「自訂公式」兩種方式進行。以下以「使用公式決定格式」為主，並補充不同平台的操作差異。

操作步驟

選取欲格式化的範圍

例如：A2:A20，或整個表格。

開啟條件式格式設定功能

Windows/Mac Excel：點選「首頁」→「條件式格式設定」→「新增規則」→「使用公式決定要設定格式的儲存格」。

Google Sheets：點選「格式」→「條件式格式設定」→「自訂公式」。

輸入公式

在公式欄輸入條件公式，公式需以等號（=）開頭。

設定格式樣式

選擇要套用的背景色、字體色、粗體等。

確認並套用

完成設定後，點選「確定」或「完成」，即可看到格式自動變化。

平台差異補充

Excel for Windows/Mac：功能與介面大致相同，部分快捷鍵略有差異。

Google Sheets：支援大部分條件式格式設定，但部分進階公式（如跨工作表引用）有限制。

注意：部分舊版Excel或雲端版本，條件式格式設定規則數量有上限。

實際案例

假設你是專案經理，需標示所有「進度低於80%」的任務。

選取進度欄（如D2:D50），輸入公式 =D2<0.8，設定紅色底色，所有進度未達標的任務即自動高亮。

條件式格式設定公式撰寫技巧

正確撰寫公式是條件式格式設定的核心，以下重點說明：

相對與絕對引用

相對引用（如A1）：公式會隨著範圍自動調整，適合針對每個儲存格獨立判斷。

絕對引用（如$A$1）：公式固定參照特定儲存格，適合跨範圍比對單一條件。

混合引用（如$A1或A$1）：可固定欄或列，靈活應用於整行或整列格式化。

常用邏輯函數

AND：多條件同時成立（如 =AND(A1>50, A1<100)）

OR：任一條件成立（如 =OR(A1="完成", A1="已交付")）

NOT：條件不成立（如 =NOT(A1="已完成")）

公式撰寫注意事項

公式需以等號開頭。

公式結果必須為「TRUE」或「FALSE」。

引用範圍需與選取範圍一致，避免格式錯位。

文字需加上引號（如 =A1="完成"）。

常見錯誤排查

格式未套用：檢查公式是否正確、選取範圍與公式引用是否一致。

公式無效：確認公式語法、引號、括號是否正確。

多規則衝突：檢查規則優先順序，必要時調整規則順序。

實際案例

在團隊績效表中，需高亮所有「評分低於3分且出勤率低於90%」的成員。

選取資料範圍，輸入公式 =AND(B2<3, C2<0.9)，即可自動標示需關注的對象。

常見條件式格式設定公式範例

數值判斷

大於特定值：=A1>100（標示大於100的數值）

介於兩值之間：=AND(A1>=50, A1<=80)（標示50~80間的數值）

文字判斷

等於特定字串：=A1="完成"

包含特定字詞：=ISNUMBER(SEARCH("延遲",A1))

文字長度判斷：=LEN(A1)>10（標示超過10字的內容）

日期判斷

今天：=A1=TODAY()

已過期：=A1

未來七天內：=AND(A1>=TODAY(),A1<=TODAY()+7)

重複值與唯一值

重複值：=COUNTIF(A:A,A1)>1

唯一值：=COUNTIF(A:A,A1)=1

跨表格/跨欄位條件

跨工作表比對：=MATCH(A1,Sheet2!A:A,0)（A1在Sheet2出現時格式化）

多欄位條件：=AND(A1="完成",B1

實際應用說明

假設你管理一個專案進度表，需標示所有「預計完成日已過期且狀態未完成」的任務。

選取資料範圍，輸入公式 =AND(B2"完成")，即可自動高亮逾期未完成項目。

進階應用技巧與實戰案例

結合多條件格式

可利用AND/OR函數，靈活組合多重條件，適用於複雜資料判斷。

格式化整列/整行

若需根據某欄的值格式化整行，可使用混合引用。例如：

選取A2:F20，公式=$C2="延遲"，即可根據C欄狀態標示整行。

視覺化應用

資料列：用於進度百分比、分數等，直觀顯示數值大小。

色階：根據數值高低自動漸變顏色，適合大量數據比較。

圖示集：以箭頭、圓點等圖示標示數據狀態。

實戰案例

專案進度追蹤

在專案管理中，常需即時掌握任務狀態。

例如，利用條件式格式設定自動標示「逾期」、「即將到期」與「正常」任務，讓團隊一目了然。

異常數據標記

財務報表中，若某月支出異常高，可自動高亮，協助快速發現問題。

團隊績效視覺化

人資或主管可用條件式格式設定，將高績效員工標示為綠色，低績效標示為紅色，方便年度評核。

條件式格式設定常見問題與排查

常見問題

條件式格式設定有上限嗎？

Excel每個工作表的條件式格式規則數量有限，過多規則可能影響效能。

如何複製/清除規則？

可利用「格式刷」複製規則，或在「條件式格式設定管理員」中刪除規則。

多規則衝突時怎麼辦？

Excel會依規則順序套用，建議調整規則排列，或合併條件。

與資料驗證有何不同？

資料驗證限制輸入內容，條件式格式設定僅改變外觀，不影響資料本身。

排查建議

檢查公式語法與引用範圍。

測試公式於單一儲存格，確認結果為TRUE/FALSE。

檢查是否有隱藏規則或格式衝突。

條件式格式設定與自動化工具應用

在大型專案或團隊協作中，Excel雖然靈活，但當資料量龐大或需跨部門協作時，專業工具能進一步提升效率。例如：

Monday.com 提供類似條件式格式設定的視覺化自動化功能，能根據任務狀態自動變色、發送提醒，適合專案進度追蹤與團隊協作。

ClickUp 支援自訂欄位條件與自動化，能將任務依據狀態自動分類或標示。

Notion 亦可透過資料庫篩選與顏色標示，實現簡易條件視覺化。

這些工具特別適合多部門、多專案管理，能減少手動設定，提升團隊協作效率。

結論與行動建議

條件式格式設定公式是Excel數據管理與分析的利器，能協助用戶即時掌握關鍵資訊、提升資料判讀效率。無論是專案管理、團隊協作還是日常數據分析，靈活運用條件式格式設定，皆能大幅提升工作效率與決策品質。建議讀者可依據自身需求，實際操作上述範例，並評估是否需導入如Monday.com等專業工具，進一步優化團隊協作流程。

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